A la hora de elaborar una propuesta, lo primero que tienes que pensar es que se trata de tu cliente y no de ti. Sí, es TU propuesta, pero para resolver SUS necesidades.
Es esencial que antes de enviar una propuesta haya habido un buen trabajo de sondeo en el que hayamos detectado bien esas necesidades, problemas, inquietudes y deseos de nuestro/s interlocutor/es.
Por lo tanto, y presuponiendo que hemos hecho bien esta fase, tenemos dos grandes bloques sobre los que profundizar:
EL DISEÑO y EL CONTENIDO
Pero antes de entrar en materia hay que hacerse unas cuantas preguntas:
# ¿Para quién -o quiénes- es la propuesta? ¿Tiene un solo destinatario o pasará por varias bandejas de entrada? ¿Conozco a todos esos destinatarios?
# ¿Cuál es el objeto de la propuesta? ¿Ya conocen suficientemente la empresa o hay que destinar un espacio a presentarla? ¿Va a incluir mucho nivel de detalle (fundamental para elegir el formato)?
# ¿La voy a enviar por email? ¿La entregaré en persona (impresa)? ¿La voy a usar como apoyo para hacer una presentación en presona y luego dejarles una copia -o mandarla por email-? Si es así, ¿conviene que la reciban antes, o después de la presentación?
Dedicar un poco de tiempo a responder estas preguntas antes de empezar, te puede ahorrar mucho tiempo y disgustos.
# EL DISEÑO
El diseño importa.
No te van a comprar solo porque diseñes muy bien tu propuesta, pero sí van a prestarle más atención y poner más cariño al leerla si es atractiva estéticamente y tiene un formato amable.
Herramientas básicas que ya tienes en tu PC, como Power Point o Word, te ofrecen múltiples plantillas de diseño que hacen el trabajo por ti.
También puedes combinar ambas aplicaciones, utilizando como base Power Point para la parte más “comercial” y hacer mención a anexos con más “literatura técnica”, que estarán elaborados en Word: “…se detalla toda la información técnica en el Anexo 1 a esta propuesta…”
Si te manejas bien en el uso de estas herramientas y sus opciones de diseño, lo ideal es que la personalices al máximo. Ten en cuenta que es muy posible que el cliente tenga que valorar -y comparar- varias ofertas, así que convendrá marcar la diferencia!
También podemos usar herramientas más sofisticadas, como Prezzi (presentaciones) o aplicaciones online para diseño (Canva, por ejemplo).
El cerebro es generalmente muy visual a la hora de percibir, entender e interiorizar la información. Es más fácil recordar imágenes que textos.
Seguro que puedes rememorar alguna situación en la que, haciendo un examen -por ejemplo de física-, intentabas recordar una determinada palabra o texto y tenías un diálogo interno de este tipo: “…¿cómo era esto?…sí hombre…estaba en la página esa en la que había una foto de Einstein…”
La foto quedó grabada en tu mente, pero no el texto.
Por lo tanto, aquellas propuestas que incluyen: imágenes, gráficos, esquemas, tablas, viñetas y otros recursos de esta índole tienen mejor aceptación que aquellas que simplemente contienen texto continuado.
También conviene tener en cuenta que los párrafos cortos (3 o 4 líneas) se leen con más motivación que los largos.
Importante: Ser escueto está bien, pero cuidado con serlo tanto que al final resulte “críptico”. Hay propuestas con apartados que, por querer ser muy escuetos, no hay mortal que los entienda.
Y cuidado con las siglas, contracciones y otras cosas que “en tu idioma” se entienden perfectamente, pero no están en el “diccionario” del destinatario de la propuesta.
Ciertamente, el diseño a veces vendrá determinado por cuestiones corporativas, pudiendo solo usar determinados colores y formatos. Esto condiciona en cuanto a paleta de colores, tipo de letra, etc., pero no impide que podamos ser creativos y originales sin infligir las reglas.
Por ejemplo: En vez de escribir un texto que describa la implantación internacional de nuestra empresa, podríamos mostrar un mapamundi con un punto en cada país/ciudad que estamos.
Es la misma información, pero presentada de otra manera.
En el próximo artículo hablaremos de qué debe contener una propuesta y cómo organizar la información, de manera que completemos una propuesta irrechazable.
Gracias por tu tiempo, por leernos y por compartir!
