Después de haber realizado el ejercicio que presentábamos en el artículo anterior, ya tenemos una información útil por la que empezar a entender qué hacemos, qué funciona, qué es improductivo, qué nos desvía de nuestra planificación. . .
Tal vez los resultados del ejercicio te hayan sorprendido, o realizarlo te haya servido para confirmar lo que ya sospechabas.
En cualquier caso, esa es la “foto” de tu administración del tiempo en relación con las actividades que realizas y la productividad que obtienes de las mismas.
Con toda seguridad, habrá cosas que te gustaría cambiar. A todos los que lo hemos hecho nos ha ocurrido lo mismo.
Ahora llega el momento de dar el siguiente paso: Diagnosticar.
Veamos 4 de las razones más habituales por las que tus actividades pueden no estar siendo productivas, o no lo suficiente:
# Falta de Planificación (FP)
Idealmente, deberíamos tener establecidos objetivos a corto, medio y largo plazo. Pero, yendo al día a día…
¿Empiezas tu jornada con objetivos claros y bien definidos? ¿Tienes tus tareas asignadas a una hora específica en la agenda? ¿Manejas algún listado de prioridades que actualizas y revisas según van “pasando cosas”?
Si la respuesta a alguna de estas preguntas es “no”, conviene iniciar un proceso de reciclado en Planificación y aplicar alguna estrategia que te ayude en este sentido, y que daremos a conocer en breve.
# Los “ladrones del tiempo” (LT)
Estos pueden ser algunos superiores, colaboradores, el móvil, el email, las reuniones improductivas, etc.
Son aquellas personas o situaciones que, o bien te interrumpen y te cambian los planes, o bien tú no manejas con asertividad y auto-disciplina, y dejas que te roben el tiempo.
¿Ya los tienes identificados? ¡Bien! Pronto veremos qué hacer con ellos, ya que son unos de los principales agentes que debilitan nuestra productividad.
# El “hombre/mujer orquesta” (O)
Algunas personas tenemos la creencia de que podemos hacer varias cosas a la vez. Y no es falso.
La cuestión es: ¿Las hacemos con la calidad adecuada?
En los cursos que imparto sobre Productividad Personal es frecuente, cuando tratamos este tema, que alguna persona confiese que mientras inicia un programa en su PC que tarda en arrancar, va leyendo los correos, escaneando un documento y actualizando no sé qué tabla. . .
Al final reconocen que muchas veces se sumergen en una de esas tareas y dejan las otras a medias, incluso las olvidan hasta mucho rato después.
Esto tiene que ver con la Focalización (Mindfulness, le llaman ahora).
Cuanto más focalizados trabajamos, más eficientes somos y más calidad añadimos a las tareas.
# Exceso de objetivos/tareas (ET)
Esto puede venir dado por tu jefe, o la empresa en la que trabajas.
En ese caso, hay que manifestarlo al superior correspondiente y analizar conjuntamente cómo reducir o reorientar esa sobrecarga de trabajo.
También puede ocurrir que sea tú quien te pones más objetivos/tareas diarias de las que realmente puedes llevar a cabo con calidad –incluso sin ella-.
Y es que en muchas ocasiones subestimamos los tiempos, o los estimamos dentro de un “marco idílico” en el que nadie nos va a llamar por teléfono, no va a venir a pedirnos ayuda un colaborador, el jefe no nos va a “colar” una reunión no programada. . . Es mejor ser realista.
Más vale ponerse 3 tareas y cumplirlas –satisfacción-, que 10 y no cumplir ni siquiera las 3 que podíamos haber cumplido –frustración-; y si nos sobra tiempo. . . pues genial!
Tómate tu tiempo (je, je) y evalúa cuántos de estos “enemigos” te están afectando y añade a tu listado de actividades (de baja o nula productividad) del ejercicio anterior las siglas que hay entre paréntesis al lado de cada enemigo (FP, LT, O y ET).
Cuando tengas categorizadas las actividades y hayas diagnosticado lo que te hace no ser todo lo productiv@ que te gustaría, estás list@ para dar el siguiente paso, que desarrollaremos próximamente.
Por cierto, ¿te ves reflejad@ en algo de lo que aquí hemos descrito? Y si es así, ¿cómo te manejas actualmente? Muchas gracias por tus aportaciones!
