Bienvenid@ a la quinta entrega de la serie “El tiempo en sus manos”, en la cual hemos tratado distintos aspectos que nos pueden ayudar a mejorar la productividad personal y a administrar nuestro tiempo con mayor eficacia.
En esta entrada compartiré contigo una súper-herramienta para optimizar tu gestión del tiempo, muy sencilla de utilizar y que solo depende de ti ponerla en práctica.
Pero antes hago un brevísimo resumen –con sus enlaces correspondientes- por si quieres leer la saga desde el principio, o alguno de sus capítulos:
Capítulo 1: Ejercicio para Identificar el grado de productividad de las tareas que realizamos
Capítulo 2: Diagnosticar qué hace que algunas tareas no sean productivas, o no lo suficiente
Capítulo 3: Estrategia para mejorar la productividad (Estrella de Mar)
Capítulo 4: 5 Factores Clave que provocarán un aumento de la eficacia en la gestión del tiempo.
Pues bien: Todas las pautas, recomendaciones, pasos a seguir y estrategias que hemos detallado en esta serie se pueden ir al garete con una facilidad pasmosa.
Siendo realistas, todos sabemos que a lo largo del día “pasan cosas” (shit happens, como dicen los angloparlantes)
Por bien que te hayas planificado y definido tus objetivos del día, estás siempre expuest@ a un atasco más grande del habitual yendo a trabajar, encontrarte un brown de proporciones bíblicas cuando llegas a la ofi, ese comité de crisis que ha de reunirse sí o sí en 10 minutos por la gracia del jefe, un encarguito de esos que son errores de otros pero te caen a ti (“. . . se me olvidó decirte que hoy tenemos que presentar a Dirección un informe de tu área. . . ”), o un cliente que te llama para una cosilla de 5 minutos y te tiene 45 al teléfono.
¿Qué hacer?…
Emplear el Método P.E.R.R.A.!! (o hacer la PERRA, como dicen mis alumnos en los cursos de Productividad Personal)
PARA. Haz un receso y realiza 5 inspiraciones y expiraciones que oxigenen tu cerebro, que te despejen la mente para dar en siguiente paso (sobre todo si estás estresad@ por la situación imprevista)
EVALÚA. Ya mentalmente preparad@, revisa tu lista de tareas y objetivos para hoy –que ya no se van a poder cumplir en su totalidad, no te engañes-, y haz una valoración de lo urgente, lo importante, lo urgente e importante y lo poco o nada relevante.
RE-ENCUADRA. Adquiere un nuevo enfoque de cada una de las cosas que figuran en la lista. Valora en cada caso lo que se puede postergar, delegar (parcial o totalmente), eliminar, o si lo tienes que hacer hoy y lo tienes que hacer tú.
Tal vez tengas que realizar alguna llamada para pulsar las consecuencias que tendría si algún compromiso no se cumple hoy, si se puede posponer, o hablar con algún colaborador o compañero para trasladarle la necesidad de ayuda con determinada tarea (ver artículo sobre Delegar pulsando aquí)
Merece la pena “invertir algo de tiempo en optimizar tu tiempo”.
REPROGRAMA. Rehaz tu lista tras haberla evaluado y re-encuadrado como se indica en los 2 pasos anteriores.
Habrán cambiado las prioridades y desaparecido algunas tareas (por eliminación, delegación o postergación), pero tienes una nueva lista de objetivos meditada y trabajada adecuadamente…y eso es una buena noticia!
ACTÚA. Ponte manos a la obra con la tarea que figure en primer lugar en este nuevo escenario que has definido.
Este ejercicio -que no te llevará más de 10 minutos- será de gran ayuda en esas situaciones que te desvían irremediablemente de tu planificación.
Lo peor que puede hacer uno en esos casos es dejarse llevar por la vorágine y moverse a merced de las olas en medio de la tempestad.
Hay que volver a tomar el control de la situación y sacar partido del resto del día.
¿Te animas a utilizar la P.E.R.R.A.? Cuéntanos tu experiencia cuando lo hagas. Gracias!
