Cada día se producen infinidad de situaciones en las que nos comunicamos con otras personas, y por ende un campo de cultivo para los malentendidos.
El proceso de comunicación tiene muchas fases de riesgo:
- Lo que quiero decir, lo que realmente digo y lo que creo haber dicho
- Lo que el otro oye, lo que entiende, lo que interpreta, lo que recuerda y lo que repite.
Demasiadas posibilidades de error.
¿Cómo minimizar –incluso eliminar- estos riesgos en el ámbito profesional?
Con la técnica R.E.C.A.P. (en inglés, Resumir) Es tan simple que cualquiera la puede utilizar y tan eficaz que te sorprenderán sus resultados cuando empieces a aplicarla.
- Resumir: Al final del proceso de comunicación, hacer un resumen de lo tratado. Se lleva a cabo desde dos perspectivas:
- Descendente (D): La utilizamos con nuestros colaboradores, también con proveedores si les estamos solicitando algo. Ejemplo: “Ahora, te agradecería que me hicieras un resumen sobre lo que hemos comentado, para asegurarnos ambos de que nos hemos entendido adecuadamente”
- Ascendente (A): Para cuando tratamos con el jefe, o con un cliente. Ejemplo: “Y ahora, si te parece, voy a hacer un pequeño resumen de lo que hemos comentado para asegurarnos ambos de que nos hemos entendido adecuadamente”.
Como ya has detectado, es importante manejar bien los plurales. En la comunicación descendente, si dices “asegurarme de que me has entendido” el interlocutor puede interpretar cierta desconfianza en sus capacidades por tu parte (vamos, que le estás llamando “corto de entendederas”)
- Esclarecer: Tras escuchar el resumen de nuestro interlocutor, procuramos aclarar aquellos detalles que no se han interpretado bien, o sacar a la luz nuevamente los que se han obviado.
- (D): “Es importante que no olvidemos que el trabajo ha de estar presentado el lunes antes de las 10:00”, “Exactamente no es eso, sino más bien…”
- (A): En este caso, si nuestro interlocutor no hace ninguna matización sobre nuestro resumen, preguntamos “¿Hay algo que no he tenido en cuenta?, o “Es esto en lo que hemos quedado, ¿verdad?”
- Concretar: Si en la fase anterior ha habido cosas que Esclarecer, conviene ahora volver a hacer un resumen, para así especificar al máximo la información compartida.
- Acordar: Después del nuevo resumen, nos ponemos de acuerdo sobre posibles diferencias de interpretación de alguno de los puntos tratados, si aún existiesen. Si no, nos saltamos esta parte.
- Proceder: Ya solo queda pasar a la acción. Poner en marcha aquello que se derive de la conversación mantenida con altísimas garantías de que nos hemos entendido bien.
Según el feedback recibido por los alumnos que han asistido a nuestros cursos de Comunicación Impecable y han aplicado esta técnica, hay una mejora notable de la comunicación con sus equipos de trabajo, menos conflictos con superiores, clientes, proveedores, etc.
¿Pruebas, y nos cuentas qué tal te ha ido? Gracias por compartir!
