Por qué nos cuesta delegar y cómo resolverlo (II): Método de 6 pasos.

By Pedro González Villalba | Gestión del Tiempo

Sep 08
delegar-2_COMERCIHABILIDADES

En el artículo anterior (Por qué nos cuesta delegar y cómo resolverlo (I): Creencias) tratábamos aquellos pensamientos que pueden provocar reticencias a la hora de delegar y cómo cambiarlos para obtener los numerosos beneficios de esta buena práctica.

Ahora, tal como prometí, es momento de saber cómo hacerlo asegurando que va a ser un proceso exitoso, tanto para ti como para la persona en la que delegas.

Estos son los 6 pasos a seguir que te propongo:

#1 QUÉ ACTIVIDADES, TAREAS Y RESPONSABILIDADES PUEDES DELEGAR

¿Todo es delegable? No. La responsabilidad final siempre es tuya. El resto, en función de varias circunstancias que trataremos, es susceptible de delegarse.

Para identificar por dónde podrías empezar, te invito a hacer una tabla en la que detalles todas las actividades que haces, les asignes el grado de importancia que tienen para ti (Alta, media y baja, por ejemplo) y añadas el tiempo que dedicas a cada una (mucho, bastante y poco)

Acto seguido, indica el tiempo que te gustaría dedicarle en el futuro a cada una de ellas, añadiendo “nada” como 4º criterio de valoración.

Comienza por aquellas que tienen poca importancia para ti y que te gustaría ir dejando de hacer. Así te vas entrenando.

Esto no significa que solo deleguemos las poco importantes.

Es más, idealmente, deberíamos delegar también tareas de gran valor, porque la confianza depositada y percibida por nuestros colaboradores será mucho mayor.

Pero… a su tiempo! Ahora se trata de empezar a delegar, así que póntelo fácil. 😉

#2 EN QUIÉN

Como comentaba en el artículo anterior, habrá que distinguir entre dos colectivos: Los que ya saben y los que tienen el potencial.

Los primeros son una garantía de éxito y, si además están por la labor, poco más se puede añadir.

Con los segundos conviene establecer una “estrategia de división” de la tarea a delegar en sub-tareas, e ir paso a paso.

Tal vez no esté aún en el momento de hacer toda la tarea de forma autónoma, pero sí puede hacer una parte primero, luego otra, y así sucesivamente.

Por tu parte, requiere de paciencia; pero trabajar con gente implica que tengamos que desarrollar esta escasa virtud.

De ahí que este método no sirva para las urgencias!

#3 COMUNICACIÓN

Es probable que alguna vez tu jefe haya “delegado” en ti con un planteamiento similar a este:

“Oye, Pedrito: Estoy hasta arriba de trabajo y tengo aquí un marrón de 3 pares de narices. Necesito que te hagas cargo de esto (descripción muy somera del tema), que además es muy urgente. ¡Para ya! Si tienes alguna duda dame un toque, aunque voy a estar muy liado y no sé si te voy a poder atender… pero vamos, que no va a hacer falta porque tú controlas… máquina, que eres un máquina…. ¡¡Gracias, campeón!!”

…Y ahí te quedas tú, mirando cómo se aleja el personaje en cuestión, intentando digerir la información recibida y pensando en todo lo que ya de por sí tenías que hacer hoy… y en la hora a la que te vas a ir a casa.

A esto me refería en el artículo anterior, cuando hablaba sobre qué es para mí delegar y qué no lo es. Y por eso digo que ha de ser algo que haces de forma habitual y consciente, y no solo cuando crees que es un recurso ante una situación de agobio.

Empieza por explicar qué quieres delegar y por qué en él/ella.

Pregunta a continuación qué opina, si se ve capacitad@, si tiene dudas o temores al respecto.

También qué beneficios profesionales cree que tendrá para él/ella acometer esta misión, y qué inconvenientes observa.

Coméntale qué resultados esperas obtener de este proceso e interésate por cómo se siente con todo ello. Pulsa con él/ella su agenda y si cree que lo podría integrar en ella (tal vez haya que hacer algún ajuste en sus tareas).

Si el resultado de esta conversación es favorable, pasa al siguiente punto.

#4 CONSENSUA LA MANERA DE LLEVAR A CABO LA TAREA

Ahora que ya está casada la tarea con la persona, tienes otra excelente oportunidad de darle cancha a tu colaborador/a.

Comúnmente, llegados a este punto solemos decir a la persona: “Toma nota, que te voy a decir lo que tienes que hacer….”

Mi planteamiento es bien distinto: Pregúntale cómo lo haría, por dónde empezaría, qué recursos cree que puede necesitar, qué dificultades considera que puede tener durante el proceso, si necesita algún tipo de ayuda o formación al respecto, etc.

La idea en consensuar la tarea, no imponerla. Esto provoca un crecimiento mucho mayor!

#5 ACUERDA FECHAS DE SEGUIMIENTO

Este paso el clave para que tú no pierdas el control y tu colaborador/a no sienta que te desentiendes o que, por el contrario, estás todo el tiempo encima.

Supongamos que la tarea conlleva los pasos A, B, C y D.

Acuerdas la manera de abordar el camino que va desde A hasta B y desapareces del mapa hasta entonces –estando disponible si surge alguna duda, obviamente-.

Una vez tu colaborador/a ha llegado a B, tenéis una breve reunión para revisar el proceso, intercambiar feedback sobre el mismo (dificultades, nuevas ideas que hayan surgido, etc.) y definís las acciones que van desde B a C.

Y así sucesivamente hasta finalizar el proceso.

Este sistema es especialmente eficaz con personas que no tienen la experiencia, pero sí el potencial.

Igualmente, con las personas que tienen experiencia pueden de acordarse puntos de control o seguimiento, pero estos no tienen que ser tantos ni tan cortos como en el caso anterior.

#6 TEN UNA REUNIÓN DE FEEDBACK

Una vez finalizado el proceso, reserva un espacio en tu agenda para tener una reunión de feedback con la persona en la que delegaste y pregúntale sobre su vivencia:

  • ¿Qué es lo que más valoras de esta experiencia?
  • ¿Qué es lo que te ha resultado más grato?
  • ¿Qué obstáculos te has encontrado y cómo los has sorteado?
  • ¿Qué has aprendido de este proceso?
  • ¿Qué harías de manera diferente la próxima vez?

Cerrando el proceso con este broche de oro, con toda seguridad tus colaboradores/as estarán encantados de que delegues en ellos; y tú estarás mucho más focalizad@ en lo importante, más satisfech@ con los resultados globales de tu equipo y orgullos@ de estar llevando a tus colaboradores/as a un desarrollo profesional permanente.

Te agradeceré mucho que me hagas llegar tus comentarios y compartas tus apreciaciones cuando apliques el método.

Y muchas gracias por tu tiempo y por compartir!!

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