El Tiempo en sus Manos: 5 acciones para mejorar nuestra productividad (I)

By Pedro González Villalba | Gestión del Tiempo

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Aunque realmente se llamaba “The Time Machine”, esta película inglesa de 1960 (con su remake moderno y todo), se estrenó en nuestro país con el nombre de “El Tiempo en sus Manos”.

Odio que hagan esas “adaptaciones” pero, en esta ocasión, me viene de perlas.

¿Es posible controlar el tiempo? Sin duda, no!

Transcurre indefectiblemente todos los días de la misma forma, y esto, por ahora, no lo podemos manipular.

¿Es posible administrar nuestras actividades y distintos roles (trabajo, familia, amigos, deporte, ocio, etc.) en el tiempo?

Sin duda, sí!

Existen numerosos métodos para desarrollar esta importantísima habilidad de gestionar el tiempo –gestionarnos en el tiempo, más bien-, se han escrito miles de páginas al respecto y existen magníficos blogs que tratan el tema.

Pero antes de utilizar ningún sistema para mejorar la productividad, conviene seguir un proceso de 5 pasos. En esta entrada explicaremos el primero de ellos: Identificar.

Si un día me duele la cabeza, tomo un analgésico y probablemente se me pase. No le doy más importancia.

Pero si todos los días me duele la cabeza, tomar analgésicos solo me lleva a tratar el síntoma, no el origen del problema.

Empecemos por saber qué tareas son productivas y cuáles no.

Si estamos sometidos a un gran número de interrupciones, sepamos los motivos. ¿Hacemos diariamente lo previsto o estamos –están- constantemente cambiando nuestros planes?

Una buena herramienta de identificación puede ser una tabla que rellenaremos diariamente durante una semana (podría ser durante más tiempo si se considera necesario), en la que incluiremos las siguientes columnas:

  • Tarea: Detallemos cada cosa que hacemos en orden cronológico. Absolutamente todas. Y con un buen nivel de detalle. Por ejemplo: De 8 a 8:30 reunión con el equipo de trabajo.
  • Tiempo dedicado: Expresado en minutos.
  • Productividad: Aquí indicaremos nuestra “sensación” sobre si ha sido alta, media o baja. Podemos establecer un baremo del tipo…de 1 a 4 es baja, de 5 a 7 es media y de 8 a 10 es alta. Cuando acabemos una tarea y la vayamos a trasladar a la tabla, nos preguntaremos “de 1 a 10 ¿cómo ha sido esto de productivo?”
  • Planificada o imprevista: Las planificadas serían aquellas que estaba previsto hacer en ese momento, que estaba en nuestra agenda a esa hora ese día.
  • Escogida o inducida: Es decir, si hemos decidido nosotros que eso se hacía en ese momento o ha sido otra persona la que nos ha “asaltado” con esa actividad. Esta columna es esencial, porque nos ayuda a detectar cuánto procrastinamos, cuánto improvisamos y cuánto nos dejamos llevar por lo que otros nos piden por encima de nuestros objetivos.

Una vez rellenada esta tabla tendremos una “foto” bastante clara de qué ocurre con nuestro tiempo, cuáles son las tareas clave y cuáles no, cuánto de nuestro tiempo “nos pertenece” y cuánto “se nos roba” o “nos lo dejamos robar”.

Es importantísimo que no entremos en shock si la foto que vemos no nos gusta nada.

Al revés! Debemos estar satisfechos porque tenemos identificadas las áreas clave de nuestra administración del tiempo y, por lo tanto, listos para el siguiente paso que compartiremos en breve.

Pero mientras tanto… ¿Qué percepción tienes sobre tu gestión del tiempo y tu productividad? ¿Alguna práctica que te haya permitido mejorar en este sentido? Gracias por compartir!

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